Quels frais ?

• réels, 
• justifiés par une facture ou un reçu  même si des règlements forfaitaires peuvent être tolérés (règle spéciale pour les frais de déplacement en voiture),
• cohérents avec l'activité (pas de dépenses "somptuaires" ...),
• effectués dans le cadre d'une activité bénévole et n'appelant pas de contre-partie. Pour nous, seuls les frais engagés par les adhérents dans le cadre de leur rôle d'accueillant, de référent ou de conseiller sont donc concernés au contraire de ceux des propriétaires de matériel.

Il peut s'agir des frais de déplacement mais aussi d'achats de petit matériel, fournitures, documentation ....

Remboursement "à l'Euro, l'Euro"

• Principe : le bénévole est remboursé suivant les règles définies par l'association et contre remise de justificatifs. Il est recommandé que le remboursement des frais kilométriques ne dépasse pas celui préconisé par le barème établi par la DGI. 
• Concrètement :
  • l'association met en ligne une fiche de frais,
  • le bénévole la remplit et la remet au trésorier avec ses justificatifs,
  • le trésorier le rembourse, conserve les justificatifs.

Abandon des frais à l'association et réduction d'impôts pour le bénévole.

• Principe : Le bénévole renonce à se faire rembourser et fait ainsi un don à l'association. Il peut alors bénéficier des dispositifs de réduction d'impôts concernant les dons, c'est à dire de 66% des sommes abandonnées limitées à 20% du revenu imposable.
• Conditions d'obtention :
  • L'association doit mener des actions "d'intérêt général", ce qui est le cas de Répar' toi-même,
  • Les frais doivent obéïr aux critères présentés au premier paragraphe,
  • Les justificatifs restent bien entendus obligatoires (remarque : Au 1er janvier 2016, le montant du remboursement des frais kilométriques est de 0,308 € quelque soit le véhicule).
• Concrètement :
  • l'association met en ligne une fiche de frais avec une mention spéciale précisant que le bénévole certifie renoncer au remboursement des frais,
  • le bénévole la remplit, la signe et la remet au trésorier avec ses justificatifs de frais,
  • le trésorier conserve les justificatifs, saisit les dépenses et enregistre le don,
  • au début de l'année suivante, il délivre un reçu conforme au modèle CERFA 11580*03 aux bénévoles mentionnant le montant de ses dons, 
  • le bénévole le porte sur sa déclaration page 4 ligne UD ou UF (dons aux oeuvres).

Quel moyen de remboursement choisir ?

Il est évident que l'abandon de frais est le plus avantageux pour l'association en contrepartie d'une légère complication de gestion. Un AR Saint-Jacut - Pleurtuit = une petite trentaine de kms alors je vous laisse faire les calculs avec un ou deux voyages par semaine pendant une année.

Il faut noter que :

• les deux moyens peuvent coexister ce qui permet à ceux qui ont un revenu imposable faible de pouvoir se faire rembourser,

• la procédure de remboursement sera ajoutée au RI qui est validé par l' AG. 

La doc que j'ai plagiée ... :

service-public.fr/associations/vosdroits/

associations.gouv.fr

associatheque.fr

Internet regorge de références sur ce sujet.